Mô tả công việc văn thư giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc này. Bên cạnh đó, Chợ Tốt Việc Làm còn chia sẻ một số kỹ năng cần thiết ở nhân viên văn thư, để bạn tham khảo!

Mô tả công việc văn thư
Mô tả công việc văn thư

Hầu hết các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều cần đến bộ phận đảm nhiệm công việc văn thư. Theo đó, họ sẽ có trách nhiệm quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của doanh nghiệp. Đồng thời, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Công việc văn thư là gì? 

Trước khi tìm hiểu mô tả công việc văn thư, bạn cần biết công việc văn thư lưu trữ là gì

Văn thư lưu trữ sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Nhân viên văn thư sẽ đảm nhiệm các công việc hành chính văn phòng, tùy theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Công việc hành chính văn phòng cũng được thực hiện bởi nhân viên văn thư 
Công việc hành chính văn phòng cũng được thực hiện bởi nhân viên văn thư

Mô tả chi tiết công việc văn thư

Dưới đây là các công việc cơ bản của nhân viên văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, tùy vào quy mô mỗi công ty, mà công việc thực tế phải làm sẽ nhiều hoặc ít hơn những công việc được mô tả dưới đây.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ

  • Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động. 
  • Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến – đi và trong nội bộ. 
  • Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo. 
  • Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty. 
  • Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính. 
  • In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban. 
  • In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. 
  • Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư là quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư là quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ

Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp

  • Thực hiện bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng. 
  • Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng của công ty. Trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo từng tháng, quý. 
  • Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.

Nhiệm vụ lễ tân

  • Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận có liên quan. 
  • Thực hiện đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến công ty. 
  • Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng và đối tác.

Lưu ý: Không chỉ tùy vào cơ cấu, quy mô của mỗi đơn vị mà công việc của văn thư lưu trữ sẽ khác. Bởi, công việc còn tùy thuộc vào đối tượng và tổ chức làm việc. Chẳng hạn, nhân viên văn thư cho công ty sẽ khác với nhân viên văn thư trường học,…

Truy cập Chợ Tốt thông tin tuyển dụng để cập nhật tin tuyển dụng nhân viên văn thư mới nhất!

Kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn thư chuyên nghiệp

Nhiều người nghĩ rằng, công việc văn thư lưu trữ khá đơn giản chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ, không có gì vất vả.

Tuy nhiên, thực tế để làm được như mô tả công việc văn thư lưu trữ đã nêu trên đây. Thì bạn cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc này.

Kỹ năng chuyên môn

  • Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
  • Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
  • Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Nhân viên văn thư lưu trữ cần có kỹ năng chuyên môn tốt
Nhân viên văn thư lưu trữ cần có kỹ năng chuyên môn tốt

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

  • Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
  • Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
  • Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
  • Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

  • Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
  • Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
  • Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
  • Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
  • Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
Nhân viên văn thư cần có kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiện, hòa đồng
Nhân viên văn thư cần có kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiện, hòa đồng

Kỹ năng tin học văn phòng

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… Kiến thức này giúp bạn soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.

Bài viết trên đây, Chợ tốt vừa chia sẻ đến bạn nội dung mô tả công việc văn thư, cùng những kỹ năng cần thiết dành cho một nhân viên văn thư chuyên nghiệp. Hiểu rõ tính chất công việc và những kỹ năng phải rèn luyện trau dồi, bạn chắc chắn sẽ trở thành một nhân viên văn thư thực thụ được nhiều công ty, tổ chức săn đón. Chúc bạn thành công!

Trải nghiệm tìm việc làm nhân viên văn thư lương cao trên Chợ Tốt. Truy cập tham khảo và ứng tuyển ngay!

nhân viên văn thư

CHƯA CÓ BÌNH LUẬN NÀO

Ý kiến của bạn